Stauraum ade? Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Als der Computer Einzug in die Büros hielt, sprach man euphorisch vom „papierlosen Büro“. Mittlerweile können PCs noch viel mehr. Die digitale Vernetzung ist hoch, Kommunikation findet über E-Mails statt, Daten werden digital gespeichert. Könnte man jedenfalls denken. Tatsächlich aber brauchen Büros trotz Digitalisierung noch immer jede Menge Stauraum. Oder ändert sich das etwa bald?

Wieso geht es einfach nicht ohne Papier?

Trotz aller Daten: Manches muss einfach auf Papier gedruckt und eigenhändig unterschrieben werden. Wenn es um rechtliche Vorgaben geht, dann ist das bedruckte Papier oft noch Pflicht. Auch deshalb hält sich in den meisten Büros der Dinosaurier namens Fax immer noch hartnäckig.

Das zweite Relikt sind Altlasten aus dem vordigitalen Zeitalter. Vieles, was vor ein paar Jahren noch per Brief (oder Fax) verschickt wurde, wird mittlerweile per E-Mail zugesandt. Das Problem: Rechnungen müssen beispielsweise zehn Jahre lang aufbewahrt werden, um sie bei Bedarf dem Finanzamt zur Verfügung stellen zu können.

Wo Papier ist, da muss es auch archiviert werden. Eine gute Organisation spart dabei viel Zeit und Nerven. Denn wenn Dokumente vorgelegt werden müssen oder man schnell etwas nachlesen muss, dann sollte das Schriftstück griffbereit sein. Neben einem sinnvoll strukturierten Ablagesystem, das nach Bereichen und Datum sortiert, braucht man dafür vor allem Stauraum.

Stauraum gut organisieren: So geht‘s

Schreibtisch: Was gerade griffbereit sein muss

Kennst Du auch die Zettelwirtschaft? Überall liegen kleine bunte Notizen herum und irgendwann findest Du gar nichts mehr. Bunte Zettel – ok. Aber bitte in Maßen. Der CUBELIX-Schreibtisch ermöglicht Dir, das, woran Du gerade arbeitest, griffbereit zu haben. Denn er hat praktische Fächer, in denen Du alles, was Du gerade brauchst, in Deiner Nähe hast.

Viele schreiben am liebsten immer noch mit der Hand, wenn sie über etwas nachdenken. Du auch? Das mag zwar als anachronistisch belächelt werden, ist aber trotzdem sinnvoll. Denn das Schreiben per Hand aktiviert kreative Potenziale in unserem Gehirn durch die Verknüpfung verschiedener Sinneswahrnehmung. Es hat damit andere Effekte in unserem Kopf als das Tippen auf einer Tastatur oder das Wischen auf dem Touchpad. Je mehr Hirnareale aktiviert werden, desto besser der Lern- und Merkeffekt, desto besser die Ideen (Mehr dazu auch in unserem Beitrag Kreativworkshop: Warum die Ausstattung so wichtig ist).

Regale und Highboards: Was abgelegt wurde

Woran Du nicht mehr unmittelbar arbeitest, das wandert – ordentlich abgeheftet! – in ein Regal oder Highboard. Achte darauf, dass Du alles sinnvoll beschriftest und sortierst. So machst Du Dir das Wiederfinden leichter.

Raumteiler: Multikfunktionaler Stauraum

Auch die Raumteiler von CUBELIX bieten Dir jede Menge Stauraum. Außerdem bieten sie Dir noch etwas: Nämlich die Möglichkeit, Räume je nach Bedarf zu unterteilen oder einfach nur etwas Privatsphäre im Großraumbüro zu schaffen.

Weiter auf dem Weg zum papierlosen Büro

Weiter Dokumente anzuhäufen kann in der heutigen Zeit trotz aller Gründe, die noch immer für Papier sprechen, nicht das Ziel sein. Ein modernes Ablagesystem ist digital, daran führt kein Weg vorbei. Einzelne Vorreiter haben es schon geschafft: In der niederländischen Firma Decos herrscht Leere auf den Schreibtischen und kein Rascheln ertönt in den Gängen. Dort wurde das Papier vollständig abgeschafft. Nur das Finanzamt schickt noch seinen jährlichen Brief.

Möglich wird das papierlose Büro auch, weil bei der Rechtssicherheit von elektronischen Dokumenten Fortschritte erzielt wurden. So gibt es mittlerweile elektronische Signaturen, die dafür sorgen, dass rechtliche Verbindlichkeit herrscht.

Aber vor allem wenn es um die Digitalisierung von „Altlasten“ geht, liegt vor vielen Unternehmen noch ein gutes Stück Weg. Schließlich muss alles erst einmal gesichtet und (aus-)sortiert werden. Im nächsten Schritt heißt es dann scannen, scannen, scannen –und auch digital sinnvoll ablegen.

Und was passiert dann mit den leeren Regalen?

Stell Dir vor, Du hast es geschafft. Dein Büro ist nun papierlos. Alles, einfach alles, wurde digitalisiert. Der Schreibtisch: leer. Die Regale: leer. Raumteiler: leer.

Was nun?

Die gute Nachricht: CUBELIX ist so flexibel wie Du. Wenn Du Deine Raumteiler weiterhin behalten willst, dann stell einfach etwas Schönes hinein. Ein paar Pflanzen tun dem Raumklima gut, grün ist Erholung für das Auge und in einer angenehmen Umgebung arbeitet es sich gleich viel besser.

Aus Deinen Regalen und Highboards kannst Du einfach was anderes bauen. Ihr wolltet schon immer einen großen Besprechungstisch in Eurem Büro haben? Eine Kreativecke für gemeinsames Brainstormen hat Euch gefehlt? Endlich hast Du den Platz dafür. Dann baut doch einfach um! Mit dem Baukastensystem von CUBELIX kannst Du jedes Möbel auch in ein anderes verwandeln. Nutze Deinen neu gewonnen Platz.

Viel Spaß beim Umgestalten – für mehr Kreativität, mehr Platz, mehr Austausch.

Bildquelle: Rawpixel.com / Fotolia.de

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