Gestaltung von Meetingräumen: Wie Deine Besprechungen durch das richtige Setting besser und effizienter werden

Einen Meetingraum gibt es in jeder Firma. Meist dient er sowohl dem internen als auch dem externen Gebrauch: Zum einen treffen sich dort Mitarbeiter, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Organisatorisches zu klären oder Ideen zu entwickeln. Zum anderen dient er dem Treffen mit Geschäftspartnern und Kunden. Im Besprechungsraum werden Präsentationen gehalten, die überzeugen sollen. Das können sie aber nur, wenn auch der Raum selbst überzeugt. Mit der Gestaltung von Meetingräumen kannst Du Professionalität gegenüber Kunden ausstrahlen und die Konzentration der Teilnehmer fördern. Wie das geht, verraten wir Dir in unserem Beitrag.

Möbel für den Besprechungsraum: Darauf solltest Du achten

Besprechungsräume müssen Professionalität vermitteln, das gilt vor allem, wenn sie für Kundenpräsentationen oder Meetings mit Geschäftspartnern genutzt werden. Kabelsalat, Mobiliar vom Sperrmüll und ein defekter Beamer sind absolute No-Go’s.

Die Möbel im Meetingraum müssen deshalb hochwertig sein, funktional und aufeinander abgestimmt. Wer einen Meetingraum einrichten will, der braucht diese Grundausstattung an Möbeln:

  • genügend Sitzgelegenheiten für die Teilnehmer
  • einen großen Besprechungstisch, auf dem Unterlagen und technische Geräte Platz finden
  • ein Stehpult für Präsentationen
  • Sideboards oder Regale für Materialien (Flipchart, Präsentationskoffer, Schreibutensilien etc.)

Manchmal ist es sinnvoll, wenn Du das Mobiliar in Meetingräumen spontan umbauen kannst. Z.B. dann, wenn Du und Deine Mitarbeiter in Kleingruppen weiterarbeiten wollt. Mit CUBELIX-Möbeln bist Du hier sehr flexibel, da Du beispielsweise aus einem Stehpult ganz schnell kleine Besprechungstische machen kannst. Die Sitzwürfel lassen sich schnell umgruppieren, da sie leicht und handlich sind.

CUBELIX Möbel sind zudem hochwertig verarbeitet, stoß- und kratzfest beschichtet. Sie bleiben lange schön und strahlen gegenüber Kunden und Mitarbeitern Wertigkeit aus.

Bei Meetings, Konferenzen, Besprechungen, Workshops oder Tagungen folgen meistens verschiedene Phasen aufeinander. Hier zahlt sich die Flexibilität eines mit CUBELIX eingerichteten Meetingraumes aus. Vor dem Event stellst Du die Möbel so, wie sie am Anfang benötigt werden. Im weiteren Verlauf passt sich die Einrichtung den jeweiligen Anforderungen an und verschafft den Teilnehmern kleine Bewegungspausen, die das geistige Denkvermögen ankurbeln.

Technisches Equipment in Meetingräumen

Wenn Du in Deinem Unternehmen einen Meetingraum einrichtest, dann solltest Du außerdem auf die richtige Ausstattung mit Materialien und Technik achten (mehr dazu auch in unserem Beitrag  Kreativecke einrichten - so gehts richtig). Dazu gehören

  • Beamer, am besten an der Decke verschraubt, um Kabelsalat zu vermeiden
  • Flipchart, Touchscreen-Monitor und Whiteboard können spontan für Visualisierungen genutzt werden
  • Büromaterialien wie Papier, Stifte, Büroklammern etc. sollten ausreichend vorhanden sein, so dass die Teilnehmer sich Notizen machen können.

Der Besprechungsraum repräsentiert Dein Unternehmen gegenüber Kunden und Geschäftspartnern, deshalb solltest Du bei der Gestaltung auch darauf achten, dass Dein Corporate Design sich dort wiederfindet. Das bedeutet nicht, dass Du es mannsgroß an die Wand pinseln solltest. Aber das Logo auf den zur Verfügung gestellten Materialien wie Stiften, Blöcken oder auch Schreibunterlagen macht sich gut und vermittelt Solidität und Professionalität.

Welcher Raum eignet sich am besten für einen Besprechungsraum?

Wenn möglich, dann solltest Du deinen Besprechungsraum einrichten, wo die Sonne scheint. Das heißt in südwestlicher oder südlicher Ausrichtung. Dort ist Tageslicht am längsten verfügbar. Das fördert die Konzentration und die Laune und sorgt so für produktivere Ergebnisse. Unbedingt solltest Du aber für Beschattungs- und Verdunkelungsmöglichkeiten sorgen. Und Vorsicht vor bodentiefen Fenstern: Meetingräume solltest Du stets so gestalten, dass sich die Anwesenden auf das konzentrieren, das sich im Inneren des Raumes abspielt. Bei großen Fensterflächen ist die Versuchung groß, den Blick nach draußen schweifen zu lassen….

Gestaltung von Meetingräumen: professionell, seriös – aber nicht langweilig

Bei der Gestaltung von Meetingräumen sollte man auf Seriosität achten. Seriös bedeutet aber nicht langweilig. Mit einem ansprechenden Farbkonzept lassen sich Motivation und Wohlbefinden der Meetingteilnehmer verbessern. Monotonie und Langeweile sorgen hingegen für unterbewussten Stress („Ich will hier raus!“ „Wann ist es endlich vorbei?“). Bei der Wahl der Farben sollte man auf die richtige Balance aus kalten und warmen Tönen achten: Blau sorgt beispielsweise für Ruhe und Entspannung, gelb fördert die Kreativität und wird mit der Sonne assoziiert. Achte aber darauf, Farben sparsam als einzelne Akzente einzusetzen.

Wohlfühlklima durch gute Raumgestaltung

Räume, in denen sich Mitarbeiter und Kunden wohlfühlen, sorgen für ein gutes Klima im Unternehmen. Das wirkt sich auch auf die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Kunden aus: Geschäfte werden leichter abgeschlossen und die Kommunikation verbessert sich. Wer sich in Meetingräumen gerne aufhält, der nimmt auch gern an den Besprechungen teil, die dort stattfinden und bringt seine Ideen ein. Firmen profitieren also nachhaltig und umfassend, wenn sie in die Gestaltung von Meetingräumen investieren.

 

Coverbild: © kasto / Fotolia

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