Endlich effiziente Meetings abhalten - diese 8 Tipps helfen dabei

Es scheint eines der letzten ungelösten Rätsel der Menschheit zu sein: Wie kann man effiziente Meetings abhalten? Ratgeber und Internetseiten überschlagen sich mit guten Tipps zum Thema. Trotzdem reißt der Bedarf nicht ab. Also: Wie gelingt es, effiziente Meetings abzuhalten? Wir haben 8 Tipps für Besprechungen, die auch Ergebnisse liefern.

Tipp 1: Agenda vorab versenden

Damit eine Besprechung ergebnisorientiert gestaltet werden kann, muss das gewünschte Ergebnis erstmal klar sein. Deshalb solltest Du spätestens einen halben Tag vor dem angesetzten Meeting an alle Teilnehmer die Agenda versenden. So kann sich jeder schon einmal Gedanken zu den wichtigsten Punkten machen und muss nicht erst im Meetingraum anfangen zu überlegen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass es eine fixe Agenda gibt. Auch das trägt zur Disziplinierung bei: Denn zu überlegen, was überhaupt besprochen werden soll, ist schon mal ein guter Anfang.

Tipp 2: Nur wirklich beteiligte Personen einladen

Oft wird zu Besprechungen pauschal die ganze Abteilung eingeladen. Was für ein Quatsch! Denn ein großer Teil der Teilnehmer sitzt dann gelangweilt herum, denkt an die verschwendete Zeit, die er doch so viel besser nutzen könnte und trägt so nicht gerade zu einer produktiven Stimmung bei. Überlege Dir deshalb, wenn Du ein Meeting ansetzt, vorher genau, wer zu Deinen Fragen etwas beisteuern kann. Wenn es beispielsweise um das Design einer App geht, lade Produktentwickler, Programmierer und Webdesigner ein, die an der App arbeiten. Und nur die. Denn ein kleiner Kreis verringert auch die Gefahr, dass das Ganze in eine Laberrunde abdriftet…

Tipp 3: Hausaufgaben verteilen

Wenn Du Dich selbst disziplinierst, kannst Du auch andere disziplinieren. Hast Du Deine Agenda vorab verschickt und die richtigen Leute zum Meeting eingeladen, dann kannst Du auch gleich in der Einladungsmail ein paar Fragen formulieren, zu denen sich die Teilnehmer Gedanken machen können. Statt dann während der Besprechung lange zu überlegen, geht es beim Treffen in erster Linie darum, sich über die Vorschläge auszutauschen, die schon vorab erarbeitet wurden. Das kürzt das Ganze erheblich ab.

Tipp 4: Effiziente Meetings bleiben in Bewegung

Wie wir alle wissen, ist unser Gehirn kreativer, wenn der Kreislauf in Schwung kommt. Je mehr Sinne angesprochen werden, je mehr wir in Bewegung sind, desto besser kommt auch unser Denken in Schwung. Mit einer Kreativecke, die mit CUBELIX ausgestattet ist, kannst Du das ganz einfach bewerkstelligen: Durch Umbauen und Umgruppieren während des Meetings bewegen sich die Teilnehmer quasi „von selbst“ ohne dass Du Dir zwanghafte Auflockerungsübungen einfallen lassen musst. Außerdem kooperieren die Teilnehmer mal auf eine ganz andere Art miteinander als im normalen Büroalltag… Weiterer Tipp: Halte ein Meeting doch mal im Stehen ab. Durch die aufrechte Haltung bleibt auch die Aufmerksamkeit besser erhalten. Die Versuchung, sich in den Stuhl zu fläzen und den Kopf auszuschalten, kommt gar nicht erst auf.

Tipp 5: Timeboxing sicherstellen

Kennst Du das auch? Die Deadline ist noch soooo weit weg, da kannst Du doch ruhig noch ein bisschen trödeln… Wenn die Zeit für ein Meeting unbegrenzt angesetzt ist, öffnet das Ineffizienz Tür und Tor. Wir haben schließlich alle Zeit der Welt! Viel besser ist es deshalb, eine klare Aufgabe zu formulieren (Agenda!!!) und dann die Zeit eng zu begrenzen. Ein bisschen Druck erhöht das Denkvermögen – Du wirst staunen, wie schnell Ihr zu Ergebnissen kommen könnt, wenn Ihr es müsst.

Tipp 6: Aufwachen!

Um effziente Meetings abzuhalten brauchst du vor allem eines: wache, aufmerksame und motivierte Teilnehmer. Stelle z.B. gleich am Anfang eine Frage, die die Teilnehmer aus dem Konzept bringt oder ihr Denken ankurbelt. Ein Blitzlicht oder die Kopfstandmethode garantieren einen gelungenen Einstieg. Frage z.B. ab, wie dieses Meeting heute auf keinen Fall verlaufen sollte… und sei gespannt auf die kurzen (!) Antworten, die garantiert die Stimmung heben werden. Am Schluss könnt Ihr das Ganze ja nochmal machen – mit Blick auf die Aussagen vom Anfang.

Tipp 7: Meeting-Ergebnisse sichern

Effiziente Meetings produzieren Ergebnisse – und die müssen festgehalten werden. Nutze deshalb einen Flipchart, ein Whiteboard oder ähnliches, auf dem die Ergebnisse visualisiert werden können. Außerdem solltest Du oder jemand aus dem Team Notizen machen und sie zusammenfassen bzw. Fotos der Ergebnisse aus dem Meeting verschicken. Auf dieser Basis können dann alle am Projekt auf dem gleichen Stand weiterarbeiten.

Tipp 8: Meeting im Notfall abbrechen

Wenn die Zeit verstreicht und die Kreativität einfach nicht kommen will, wenn man vom Hundertsten ins Tausendste kommt und eigentlich die Zeit schon längst verstrichen ist, dann solltest Du den Mut haben und das Meeting auch ohne Ergebnis abbrechen. Denn: Besser wird’s dann auch nicht mehr. Manchmal ist trotz guter Vorbereitung und kleinem Teilnehmerkreis einfach der Wurm drin. Ein Neustart zu einem anderen Termin ist da die bessere Alternative. So kann sich jeder nochmal einzeln Gedanken machen und diese dann einbringen. Neue Perspektiven eröffnen sich, die dann zu produktiven Ansätzen führen können.

 

Coverbild: © jackfrog / Fotolia.com

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.